5 teknika komunikimi që çdo profesionist duhet t’i dijë

Komunikimi nuk matet vetëm nga sa shumë flasim. Ai matet nga sa qartë kuptohemi, sa mirë dëgjojmë dhe sa saktë e mbajmë drejtimin e bisedës.

• Filloni me kontekstin, jo me detajet.
• Përdorni pauza pas ideve të rëndësishme.
• Përsërisni me fjalët tuaja atë që dëgjuat.
• Zëvendësoni frazat e gjata me fjali të shkurtra.
• Mbylleni bisedën me hapin e radhës.

Këto teknika duken të thjeshta, por në praktikë ndryshojnë mënyrën si perceptohet siguria, lidershipi dhe profesionalizmi.

Teknika funksionon vetëm kur lidhet me qëllimin

Në punë, komunikimi i dobët rrallë duket si problem dramatik. Shpesh shfaqet si takim që zgjat më shumë seç duhet, email që kërkon sqarime, prezantim që nuk çon në vendim ose feedback që krijon mbrojtje në vend të qartësisë. Prandaj teknikat nuk duhen mësuar si truke, por si mënyra për të bërë bisedën më të dobishme.

Profesionistët që komunikojnë mirë nuk flasin domosdoshmërisht më shumë. Ata vendosin rend. E dinë kur duhet kontekst, kur duhet shembull, kur duhet pyetje dhe kur duhet mbyllje. Kjo e bën të tjerin të ndihet i orientuar dhe e ul lodhjen që vjen nga bisedat e paqarta.

Si të aplikohen pesë teknikat në situata reale

Konteksti është i pari. Në vend që të hyni direkt tek problemi, tregoni pse po flitet tani dhe çfarë vendimi duhet marrë. Pastaj përdorni pauza për të ndarë idetë. Një pauzë e vogël pas një mendimi të rëndësishëm është shenjë sigurie, jo boshllëk.

Dëgjimi aktiv është më shumë se tundje koke. Ai kërkon të ktheni me fjalët tuaja atë që dëgjuat, sidomos kur tema është e ndjeshme. Kjo nuk e ngadalëson bisedën. Përkundrazi, kursen kohë sepse zbulon keqkuptimet para se të kthehen në probleme.

• Në takim: hapni me objektivin dhe kohën që keni në dispozicion.
• Në prezantim: thoni në fillim se cilën pyetje do të përgjigjeni.
• Në feedback: ndani sjelljen konkrete nga vlera e personit.
• Në email: vendosni veprimin e kërkuar në rreshtat e parë.

Qartësia është një formë respekti

Fjalitë e shkurtra nuk e bëjnë komunikimin më të varfër. Ato e bëjnë më të lexueshëm. Kur fjalia mban vetëm një ide, personi tjetër mund të reagojë, të pyesë ose të marrë vendim pa u humbur në formulime. Kjo është veçanërisht e rëndësishme në ekipe ku njerëzit punojnë shpejt dhe kanë shumë informacion për të përpunuar.

Mbyllja është shpesh pjesa që mungon. Një bisedë profesionale duhet të përfundojë me hapin e radhës: kush bën çfarë, deri kur dhe me cilin kriter suksesi. Pa këtë, edhe një bisedë e mirë mund të mbetet vetëm ndjesi pozitive. Me këtë, komunikimi kthehet në veprim.